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Ich habe verschiedene Produktivitätstechniken getestet und angepasst. In den letzten fünf Jahren habe ich eine große Anzahl von Büchern gelesen (die meisten davon wiederholen sich). Hier sind einige meiner Schlussfolgerungen:

Dies ist keine Frage der Zeit, sondern der Energie.

Um "effizient" zu sein, versuchen wir, so viele Stunden wie möglich in einen Arbeitstag zu packen, aber letztendlich hängt alles mehr von Ihrer Aufmerksamkeit, Motivation und guten Verfassung ab (die direkt mit dem Energieniveau verbunden sind) als von den Arbeitsstunden.

Ich habe kürzlich meine Ideen zur Effizienzsteigerung in einer internen Präsentation bei Grapefruit erwähnt. Die daraus resultierende Präsentation ist auf Slideshare: productivity porn.

Einige wichtige Schlussfolgerungen:

  • 1. Entscheiden Sie, was wichtig ist, denn in 5 Jahren werden 80 % dessen, was Sie jetzt tun, keine Ergebnisse bringen. Das ist nur verschwendete Mühe, ohne nützliche Ergebnisse.
  • 2.Schlaf, Ernährung und Bewegungkönnen Ihre Ergebnisse um das Dreifache steigern, weil sie Ihnen helfen können, Ihre Aufmerksamkeit, Motivation und Ihr Energieniveau zu verbessern.
  • 3. Die Zwei-Minuten-Regel:Wenn Sie etwas in zwei Minuten erledigen können (wie das Beantworten einer E-Mail oder eine Hausarbeit), tun Sie es jetzt. Zu planen, es später zu tun, sich daran zu erinnern und es in der Zukunft zu erledigen, wird fünf Minuten oder mehr dauern.
  • 4. Die Fünf-Minuten-Regel:Der beste Weg, Aufschieberitis zu heilen, ist nicht, sich das Ziel zu setzen, eine schrecklich große Aufgabe zu erledigen, sondern nur fünf Minuten dafür aufzuwenden. Du wirst feststellen, dass es in den meisten Fällen reibungslos über die fünf Minuten hinaus weitergeht, weil du ein Plateau erreicht hast.
  • 5. Die Seinfeld-Kette:Wenn du etwas gut machen willst, mach es jeden Tag. Auch an Weihnachten, Ostern und am Jüngsten Tag. Keine Ausnahmen.
  • 6. Kleine tägliche Gewohnheiten:Stark mit der Fünf-Minuten-Regel kombiniert, kannst du schnell gute Gewohnheiten ausbilden. Das ist sehr nützlich; ich habe es getestet.
  • 7. Dein Gedächtnis ist schrecklich.Selbst wenn du ein Genie bist, bekomme alles aus deinem Kopf heraus. Schreibe sie in ein Notizbuch, trage sie in eine To-do-Liste-App ein, notiere sie auf deinem Handy oder sag sie Siri. Es ist mir egal, welche Methode du verwendest.
  • 8. Verwende so wenige Werkzeuge wie möglich. Ich habe die meisten To-do-Manager getestet und bin schließlich bei der Things-App von Cultured Code und Google Calendar geblieben (iCal ist gut, aber Google Calendar lässt sich gut mit meinem Standard-Client Gmail integrieren). Wenn du die nächste Regel verstehst, spielt es keine Rolle, was du verwendest (Bleistift oder Kugelschreiber sind beide in Ordnung).
  • 9. Regeln sind stärker als Werkzeuge.Du brauchst Disziplin. Für mich bedeutet das zwei Dinge: Das Erste, was ich jeden Morgen mache, ist, meinen Tag zu planen, und ich schreibe jeden Tag ein kurzes Arbeitsprotokoll. Das hilft mir, klar im Kopf zu bleiben, eine gute Priorisierung zu haben, nutzlose Aufgaben zu eliminieren und sinnvolle Dinge zu tun. Es spart mir viel Zeit.
  • 10. Pomodoro-Timer,Das ist eine Timebox. Konzentriere dich 30 Minuten lang nur auf die anstehende Aufgabe und auf nichts anderes: kein Telefon, keine E-Mail, keine Gespräche mit anderen, keine sozialen Netzwerke. Nichts anderes, außer daran zu denken, aus dem Gebäude zu rennen, wenn es brennt.
  • 11. Trage immer Kopfhörer.Du musst nicht unbedingt Musik hören, aber es hält andere davon ab, sich dir zu nähern.
  • 12.E-Mail-Planung und Inbox Zero. Mach das E-Mail-Checken nicht zur ersten Sache deines Tages und schau abends nicht hinein (das hat mir viele Abende verdorben). Versuche, es nur dreimal am Tag zu prüfen: 11 Uhr, 14 Uhr und 17 Uhr. Dein Posteingang ist keine To-do-Liste. Leere ihn: Jede E-Mail sollte eine umsetzbare Aufgabe sein (verlinke sie mit deiner To-do-Liste), oder eine Referenz (schicke sie zu Evernote oder archiviere sie), oder sie sollte sofort gelöscht werden.
  • 13. Dasselbe gilt für dein Telefon. Sei nicht immer erreichbar. Ich habe mein Telefon immer auf lautlos und erledige Rückrufe gebündelt.
  • 14. Kleine Aufgaben bündeln, wie E-Mails, Telefonate oder Facebook usw.
  • 15. MI3, die drei wichtigsten Dinge (oder ändere es in eine Muss-Aufgabe, drei Soll-Aufgaben oder fünf Kann-Aufgaben). Beginne morgens mit der wichtigsten Sache.
  • 16. Willenskraft ist begrenzt.. Denk nicht, dass Willenskraft dir hilft, wenn du in Schwierigkeiten gerätst. Lege die wichtigsten Dinge auf den Morgen und automatisiere alles so weit wie möglich (delegieren, bündeln usw.). Der US-Präsident muss nicht jeden Tag sein Menü und die Farbe seiner Kleidung wählen, sonst wäre seine Willenskraft später aufgebraucht, wenn er den roten Knopf drücken (oder nicht drücken) muss.
  • 17. Die wirkungsvollste Sache. Frag dich immer, was die wirkungsvollste Sache ist, die du jetzt tun kannst, und wende dann Regel 14 an.
  • 18.Veröffentliche häufig neue Produkte. Feile nicht zu sehr daran. Wie man im Startup-Kreis sagt: „Wenn du dich nicht für dein Produkt schämst, hast du zu spät ausgeliefert.“
  • 19. Druck kann Wunder wirken. Nutze Belohnungen oder soziale Verpflichtungen. Wir haben das kürzlich auf der neuen Grapefruit-Website umgesetzt. Die vorherige Website brauchte zweieinhalb Jahre, um live zu gehen, während die neue nur zweieinhalb Tage brauchte. Wir haben ein Wochenende für einen Hackathon genutzt (plus Montag).
  • 20. Geplantes Aufschieben. Dein Gehirn braucht Ruhe, und manchmal kann eine neue Folge von Arrow größere Wunder wirken als der beste TED-Talk.
  • 21. Lösche, sage Nein, ignoriere, halte dich nicht an deinen Zeitplan. Mir gefällt der letzte Punkt. Er stammt von Marc Andreessen, weil er ihm ermöglicht, sofort jeden zu treffen, den er will. Viele Leute werden dich dafür hassen, aber du hast Zeit, relevante Dinge zu tun. Glaubst du, du wirst es in 20 Jahren bereuen, dies getan zu haben? Oder Dinge zu tun, die dich nicht interessieren, für manche Leute, nur für oberflächliche Anerkennung?
  • 22. Gib vor, inkompetent zu sein. Dies ist eine sehr strategische Art, die vorherige Regel anzuwenden.

Das war es fürs Erste. Meine Prokrastinationspause ist vorbei, und ich gehe zurück an die Arbeit.

[Ergänzung]:

Colin Shillingford glaubt in seiner Antwort, dass die beste Art, Zeit zu "sparen", darin besteht, unsere Zeit voll auszunutzen. Wir können keine Zeit erschaffen, die vorher nicht existierte. Alles, was wir tun können, ist, die Priorität von Aufgaben zu ändern oder die Reihenfolge der Aufgaben anzupassen. Bei den meisten von uns liegt genau dort das Problem. Außerdem empfahl Colin in seiner Antwort auch die Pomodoro-Zeitmanagementmethode, die er für sehr gut hält.

Quelle: http://www.techug.com/what-are-the-best-day-to-day-time-saving-hacks