He estado probando y ajustando varias técnicas de productividad. En los últimos cinco años, he leído una gran cantidad de libros (la mayoría redundantes). Aquí están algunas de mis conclusiones:

Esto no es una cuestión de tiempo, sino de energía.

Para ser «eficientes», intentamos meter tantas horas como sea posible en un día laboral, pero al final todo depende más de tu atención, motivación y buen estado (todo esto directamente relacionado con tu nivel de energía) que de las horas trabajadas.

Recientemente mencioné mis ideas para mejorar la productividad en una presentación interna de Grapefruit. La presentación resultante está en Slideshare: productivity porn.

Algunas conclusiones clave:

• 1. Decide qué es importanteporque dentro de 5 años, el 80% de lo que haces ahora no tendrá ningún resultado. Es solo trabajo inútil, sin resultados útiles.
• 2.Sueño, dieta y ejercicioPueden triplicar tus resultados, porque te ayudan a aumentar tu atención, motivación y nivel de energía.
• 3. Regla de los dos minutos:Si puedes hacer algo en dos minutos (como responder un correo o una tarea doméstica), hazlo ahora. Planear hacerlo más tarde, recordarlo y completarlo en el futuro te llevará cinco minutos o más.
• 4. Regla de los cinco minutos:La mejor manera de curar la procrastinación no es fijar la meta de completar una gran tarea aterradora, sino dedicar solo cinco minutos a esa tarea. Descubrirás que en la mayoría de los casos, sigue yendo bien incluso después de los cinco minutos, porque has entrado en la meseta.
• 5. Cadena de producción de Seinfeld:Si quieres hacer bien algo, hazlo todos los días. Incluyendo Navidad, Pascua y el Día del Juicio. Sin excepciones.
• 6. Pequeños hábitos cotidianos:Combinado estrechamente con la regla de los cinco minutos, puedes formar buenos hábitos rápidamente. Es muy útil, yo lo he probado.
• 7. Tu memoria es pésima.Incluso si eres un genio, saca todo de tu cabeza. Escríbelo en un cuaderno, ponlo en una aplicación de lista de tareas, anótalo en el móvil o díselo a Siri; no me importa el método que uses.
• 8. Usa pocas herramientas.He probado la mayoría de los gestores de tareas pendientes y finalmente me quedé con la aplicación Things de Cultured Code y Google Calendar (iCal está bien, pero Google Calendar se integra muy bien con mi cliente predeterminado, Gmail). Si entiendes la siguiente regla, no importa lo que uses (un lápiz o un bolígrafo son suficientes).
• 9. Las reglas son más importantes que las herramientas.Necesitas disciplina. Para mí significa dos cosas: lo primero que hago cada mañana es planificar mi día, y cada día escribo un breve registro de trabajo. Esto me ayuda a mantener la claridad, tener buenas prioridades, eliminar tareas inútiles y hacer cosas significativas. Me ahorra mucho tiempo.
• 10. Temporizador Pomodoro,Es una caja de tiempo. Durante 30 minutos haz solo lo que tienes entre manos, nada más: sin teléfono, sin correos, sin hablar con nadie, sin redes sociales. Nada más, excepto recordar salir del edificio en caso de incendio.
• 11. Lleva siempre auriculares.No es necesario que estés escuchando música, pero esto impide que otros se acerquen a ti.
• 12.Programación del correo y bandeja de entrada a cero.No hagas de revisar el correo lo primero del día, ni lo mires por la noche (esto me arruinó muchas noches). Intenta revisarlo solo tres veces al día: a las 11 de la mañana, a las 2 y a las 5 de la tarde. Tu bandeja de entrada no es una lista de tareas pendientes. Vacíala: cada correo debe ser una tarea accionable (conéctalo con tu lista de tareas), o una referencia (envíalo a Evernote o archívalo), o algo que debas eliminar ahora mismo.
• 13. Lo mismo aplica para el teléfono.No estés siempre disponible. Siempre tengo el teléfono en silencio y devuelvo las llamadas en lotes.
• 14. Agrupa las tareas pequeñas.Por ejemplo, correos, llamadas, Facebook, etc.
• 15. MI3Las tres cosas más importantes (o cámbialo a una que debes hacer, tres que deberías hacer, o cinco que podrías hacer). Empieza la mañana con la más importante.
• 16. La fuerza de voluntad es limitada.No pienses que la fuerza de voluntad te ayudará cuando estés en problemas. Haz lo más importante por la mañana y automatiza tanto como sea posible (delegar, agrupar, etc.). El presidente de los Estados Unidos no necesita elegir su menú y el color de su ropa cada día, o su fuerza de voluntad se agotará más tarde cuando necesite presionar (o no) el botón rojo.
• 17. La tarea más impactante.Pregúntate siempre: ¿cuál es la cosa más impactante que puedes hacer ahora? Luego aplica la regla 14.
• 18.Lanza productos nuevos con frecuencia.No lo pulas en exceso. Como dicen en el mundo de las startups: «Si no te sientes avergonzado por tu producto, es que lo lanzaste demasiado tarde».
• 19. La presión hace milagros.Usa recompensas o compromiso social. Recientemente aplicamos esto en el nuevo sitio web de Grapefruit. El sitio anterior tardó dos años y medio en ponerse en marcha, y el nuevo solo dos días y medio; usamos un fin de semana para un hackatón (más el lunes).
• 20. Procrastinación planificada.Tu cerebro necesita descansar, y a veces un nuevo episodio de Arrow (Green Arrow) puede hacer más milagros que la mejor charla TED.
• 21. Elimina, di no, ignora, no te aferres a tu agenda.Me encanta el último punto, proviene de Marc Andreessen, porque le permite reunirse inmediatamente con cualquiera que quiera ver. Mucha gente te odiará, pero tendrás tiempo para hacer cosas relevantes. ¿Crees que te arrepentirás de esto dentro de 20 años? ¿O de hacer cosas que no te importan por algunas personas, solo para obtener una aprobación superficial?
• 22. Finge ser incompetente.Es una estrategia muy útil para aplicar las reglas anteriores.

Eso es todo por ahora. Mi descanso por procrastinación ha terminado, vuelvo al trabajo.

[Complemento]:

Colin Shillingford, en su respuesta, opina que la mejor manera de «ahorrar» tiempo es aprovechar al máximo nuestro tiempo. No podemos crear tiempo que no existía antes. Lo único que podemos hacer es cambiar las prioridades de las tareas o ajustar su orden. La mayoría de nosotros fallamos precisamente en esto. Además, Colin también recomendó en su respuesta el método Pomodoro, que considera muy bueno.

Fuente: http://www.techug.com/what-are-the-best-day-to-day-time-saving-hacks