インターネットがこれほど発展してきた中で、目を見張るほどの成長に加えて、情報量は現代人なら誰でも重荷に感じるほどになっている。私たちは毎日大量の情報を処理しなければならず、しかも情報の出どころがそれぞれ異なるため、心身ともに疲れ果ててしまう。仕事でも同様で、毎日大量の情報を処理していると、すぐに気が散ってしまい、物事を複雑にしてしまいがちだ。

これほど多くの情報に邪魔される中で、仕事をシンプルにすることは非常に必要になってくる。それは、仕事の時間を十分に活用できるかどうかを左右し、毎日ただ仕事に追われるのではなく、自分に使える時間を増やしてくれる。こうした問題を改善するために、いくつかの習慣やツールを試してみるとよい。

1. 特定の時間に特定の情報を処理する

これは、固定的な情報を処理する場面に適している。例：履歴書の選別、仕事の進捗レビュー、承認の進捗確認、タスクの割り当て、コードレビューなどだ。例えば：

• 毎朝、出社して最初の30分で一日の計画を立てる
• 毎日、昼休みに入る前の最後の30分を使って新しい仕事のタスクを割り当てる
• 毎日、仕事が終わる前の最後の1時間をコードレビューと仕事の進捗レビューに使う
• 毎晩、1時間を履歴書の選別に使う

このような仕事のスケジュールは比較的決めやすく、効率を上げるのが非常に容易だ。しかし難しいのは、外部の条件による邪魔を抑えることと、計画が乱れた場合にどう再調整するかだ。

以前、翻訳の練習をしたいと思い、1か月余り毎晩10時から11時まで、良質な英語の記事を翻訳して「简书」に投稿していた。最初のうちは続けるのがとても難しく、いろいろなことに邪魔されることもよくあった。徐々に自分に言い聞かせて続けるようにし、自分がなぜ続けているのかを理解し、気合を入れて歯を食いしばって乗り切った。そして自分を一つの環境に閉じ込めて、他のことは何も考えない。ニュースを見たり、スマホをいじったりする考えも捨てて、1時間を集中してやり遂げるのだ。これは忍耐が試される場面だ。

2. 情報を一つに集約する

現在、私たちが毎日接する情報は非常に分散していて、さまざまなところから来ている。私も情報の分散問題を解決するためにいろいろなツールを使っているが、その主な手段は集約だ。例えば：

• よくあるニュース類は、必ずRSSリーダーを使うだろう。例えばReeder
• 保存したい情報は、すべて一つのPocketで保存する
• 各プロジェクトで使用するファイルは、すべてDropboxのようなサービスを使って、一つのフォルダーにまとめる
• タスク管理はできるだけ複数のプラットフォームを使わないようにする。どうしても必要な場合は、API経由で一箇所に集約することをお勧めする。

これで実際、情報処理をできるだけ一箇所にまとめることができ、あちこち探し回ったり、さまざまなアプリやWebページを切り替えて情報を取得したりする必要がなくなる。情報が分散する問題の多くをすでに解決できる。

3. チームと情報を共有する

• 用 Trello 或 Towerのようなツールを使って、タスクやファイルなどをうまく管理する
• 用 GmailまたはOutlookなどのカレンダーでスケジュール情報を共有する
• 用 Quip 、Google Docs 或 石墨（Shimo）でドキュメントを共有する
• 用 Slackまたは私たちの製品瀑布IMで情報フィードを共有できる。さらに、上記のすべてのサービスを接続することもできる。

情報共有を解決すれば、基本的な仕事の流れがすべてつながり、不要なコミュニケーションも大幅に減る。浮いた時間でチームとより有意義なコミュニケーションを取ることができ、チーム全体の雰囲気が活発で開かれたものになる。そうして初めて仕事がシンプルになり、問題も解決しやすくなる。

最後に

仕事をシンプルにする方法はたくさんあるが、最終的に欠かせないのは情報の取得と処理だ。私たちは現在、すべて瀑布IMを使って業務を行っている。メールはほぼ使わず、情報を頻繁に探す必要もない。情報が自然に流れてくるからだ。さらに自社で開発したAPIをいくつか組み合わせることで、情報フィードのニーズの80%を解決でき、仕事全体が非常にシンプルになる。