За многие годы развития Интернета, помимо пугающего роста, объём информации заставил каждого современного человека почувствовать себя перегруженным. Нам приходится ежедневно обрабатывать огромное количество информации, и источники информации все разные, что заставляет людей чувствовать физическое и умственное истощение. То же самое и на работе. Ежедневная обработка большого объёма информации легко отвлекает и легко всё усложняет.
В условиях такого количества информации упрощение работы становится крайне необходимым. Это определяет, сможете ли вы полноценно использовать рабочее время и выделить себе больше свободного времени, вместо того чтобы заниматься работой каждый день. Вы можете попробовать использовать некоторые привычки и инструменты, чтобы исправить эти проблемы.
1. Работайте с конкретной информацией в конкретное время
Это применимо к сценариям, где обрабатывается фиксированная информация, например: отбор резюме, проверка хода работы, хода утверждения, назначение задач и проверка кода. Например:
- Каждое утро первые полчаса после прихода на работу отводятся на составление плана на день.
- Каждый день используйте последние полчаса перед обеденным перерывом, чтобы назначать новые рабочие задачи.
- Каждый день используйте последний час перед уходом с работы во второй половине дня для проверки кода и контроля прогресса работы.
- Каждый вечер уделяйте один час просмотру резюме.
Такой режим работы относительно легко установить, и он очень легко повышает эффективность. Но сложность заключается в контроле внешних помех и в том, как перестроиться, если он нарушен.
Однажды я захотел попрактиковаться в переводе, поэтому потратил больше месяца на то, чтобы каждую ночь с 10 до 11 переводить несколько отличных английских статей в Jianshu. Сначала было трудно придерживаться этого, и меня часто отвлекали разные вещи. Постепенно я убедил себя продолжать, понимая, ради чего я это делаю. Подбадриваю себя, стискиваю зубы и прохожу через это. Затем изолирую себя в обстановке, не думаю ни о чём другом, даже не думаю проверять новости или смотреть в телефон. Просто сосредоточиваюсь на один час и делаю это. Это проверка терпения.
2. Соберите информацию воедино
Сегодня информация, с которой мы имеем дело каждый день, очень разрозненна и поступает из разных источников. Я использую различные инструменты, чтобы решить проблему чрезмерной разрозненности информации. Моё основное решение — агрегация. Например:
- Для обычных новостей обязательно используйте RSS-ридер, напримерReeder
- Всю информацию, которую вы хотите добавить в закладки, сохраняйте черезPocketв закладки
- Файлы, используемые для каждого проекта, с помощью такого сервиса, какDropbox, все складываются в одну папку.
- Для управления задачами старайтесь не использовать несколько платформ. Если это необходимо, создавайте агрегацию через API, чтобы объединить их.
Таким образом, вы действительно можете обрабатывать информацию в одном месте, насколько это возможно, вместо того чтобы искать везде или переключаться между различными приложениями или веб-страницами для получения информации. Это уже может решить многие проблемы разрозненной информации.
3. Делитесь информацией с командой
Командная работа очень важна, и сотрудничество зависит от обмена информацией. Если информация не может циркулировать, трудно синхронизировать информацию для всех, что приводит к плохой командной работе. Вы можете попробовать эти методы:- используйтеTrelloилиTowerИспользуйте такие инструменты, чтобы хорошо управлять задачами и файлами.
- используйтеGmailилиOutlookтакие как календари, чтобы делиться информацией о расписании
- используйтеQuip 、Google DocsилиShimoдля обмена документами
- используйтеSlackили наш продуктPubu IMдля обмена информационными лентами и даже можете подключить все вышеперечисленные сервисы.
После решения вопроса обмена информацией основные рабочие звенья будут связаны, и многие ненужные коммуникации сократятся. Дополнительное время можно использовать для более значимого общения с командой, делая атмосферу всей команды живой и открытой. Только тогда работа станет проще, а проблемы — легче решаться.
Заключительные мысли
Есть много способов сделать работу простой, но в конечном итоге всё сводится к получению и обработке информации. Сейчас мы все используемPubu IMдля офисной работы. Мы практически отказались от электронной почты и не нужно часто искать информацию, потому что информация поступает естественным образом. В сочетании с некоторыми API-интерфейсами, разработанными нами самостоятельно, это может решить 80% потребностей в информационном потоке, и вся работа становится очень простой.